出單日早上，你的會計打開上個月的定時發票，另存新擋。月費照收費表，金額這個月不用改。說明欄要填三樣：服務月份、場地、客戶昨天的 PO 編號。跟單在內部 WhatsApp 通常只打一句：「10月，客戶 A 第二個場，PO 用昨日那個。」開單的人自己對收費表，再逐張改。場地抄錯，這張單就要作廢重出。香港做保養月費的公司，發票自動化很多時只做到出單日產生發票，說明欄仍要人手改。
收費表該行月費
保養月費照收費表。
這個月不改金額。
本月發票說明
10月
客戶 A 第二個場
PO 用昨日那個
金額在收費表。這個月說明欄寫什麼，在跟單那句話。
把說明抄到另一份試算表，出單日你的開單同事還是要逐項對收費表。
每月定時發票，為何自動化後仍要人手改說明？
月費用收費表上的數字。月份、場地和 PO 只從跟單那句話來。你的開單同事在預覽看過，才寫入會計軟件。暉訊科技的 AI 自動化 讀那句 WhatsApp，把這三項填進說明欄，金額不從訊息裡取。這一步可以放在 AIWorkflow。
1讀本月說明
從跟單那句話取出服務月份、場地、PO 編號。
2月費用收費表
金額只用收費表裡已經寫好的數字。
3看過才入帳
開單同事在預覽看過，才寫入現有會計軟件。發票號碼用軟件自己的順序。
寫錯場地
如果跟單寫錯場地，開單同事在哪裡先看到？
在預覽。未按確認之前，會計軟件裡還沒有這張單，改場地還來得及。
會計軟件
現有的會計軟件需要更換嗎？
不用換。發票號碼沿用會計軟件原來的順序。資料放香港，或你指定的地方，也不會拿去訓練公開模型。