貨出咗，發票同 PO 對唔埋？開票跟隨已確認訂單自動三方比對

貨明明出咗車，發票同客張 PO 偏偏對唔埋？暉訊科技提供銷售端流程自動化方案，協助香港貿易及批發中小企將已確認訂單、出貨單與發票資料自動對齊。保留現有會計軟件，解決貨號單位不一難題，2至4週內完成三方比對試點實施。

「你張發票同我張 PO 差咗兩行，數量又唔啱，今個月張單我哋過唔到審批。」星期一朝早十點，客一個 WhatsApp 截圖隊入嚟，會計部同 Sales 的電話即刻響唔停。上個禮拜四架貨車明明已經出咗貨，客戶貨倉亦都簽收咗，但一到會計部對單，整筆貨款就停咗喺審批流程入面。

出貨單跟倉嘅實物代碼同箱數，發票跟 Sales 舊報價嘅件數，客張 PO 偏偏跟佢自己採購系統嘅料號。三邊各抄各寫，最後要會計逐行捉錯處；真正解決問題唔係叫大家再小心啲，而是將已確認訂單鎖定為唯一數據來源，令出貨單同發票自動對齊。

而家

2–3 日

每次出貨後會計、Sales、倉務喺 WhatsApp 互質，人工逐張單捉錯處核對

自動化後

即日對齊

系統依據已確認訂單與出貨紀錄生成發票，貨號單位零落差

點解出親貨發票都同 PO 對唔埋

Sales 接單寫件數，客張 PO 印打裝，倉底出貨為咗搬運方便全以大箱記數。會計開單嗰陣要一邊望送貨單、一邊自己按計數機換算。遇上個別產品每箱數量唔同，一除錯小數點，成張發票就同客張 PO 對唔上。

Sales 用慣自己部電腦嘅 Excel 舊代碼，倉務睇嘅係外箱供應商 barcode，客張 PO 寫嘅係佢哋自己內部嘅材料編號。大家都以為對方識睇，但發票一出，客嘅採購部核對唔到項目名稱，單字差一個英文字母就被全張退回。

客喺出車前半小時 WhatsApp Sales 話抽走其中兩件貨，Sales 覆句「好」就打去倉通知改貨。倉嘅送貨單手寫劃咗兩筆，但發票嗰邊完全冇收過通知，繼續按最初版本開單，結果出貨單同發票即時出現兩行差異。

老細見親呢啲問題，通常第一反應就係要求開多份對帳 Excel，要倉務、Sales 同會計喺出貨前後各自入去打勾簽名。但現實中倉務趕住叫司機上貨，根本冇時間開電腦填表；會計月底被催收數，唯有加班印齊三份紙，攞住螢光筆逐行劃線核對。最後對帳表淪為形式，人工加班費照畀，客嘅投訴電話依然每星期響起。

透過 Frasertec 暉訊科技的流程自動化方案，以系統建立單一數據來源，出貨單與發票直接跟隨已確認訂單生成，現有會計軟件直接保留。

第一步

當客戶確認報價及採購單後，系統將項目代碼、換算單位與單價鎖定為標準資料，自動對應客戶料號與庫存料號，避免後續各部門重造輪子。

第二步

出貨單直接由已確認訂單調取資料生成，倉務只需核對實物並更新實際出貨數量。如有分批出貨或臨時缺貨，系統即時記錄實數，不再依賴口頭通知。

第三步

系統自動比對客戶 PO 與已簽收的出貨紀錄，即時產生正確金額與行數的發票數據，並寫入現有會計軟件，確保客收到的發票與其採購單分毫不差。

步驟一

準備一份典型的客戶 PO、倉務出貨單與發票，列出經常出現的單位換算規則、料號對照方式及常見改單情況。

步驟二

與暉訊科技顧問線上會面，詳細梳理銷售訂單、倉務揀貨到會計開票的資料交接方式，找出人工比對耗時最長的環節。

步驟三

選定最常出錯或訂單量最大的一條產品線建立試點（POC），在 2 至 4 週內完成系統配置與實際流程驗證，無須一次過更換原有系統。

暉訊科技協助中小企理順銷售端資料流程，保留現有會計系統，實現訂單、出貨單與發票自動同步對齊。歡迎聯絡我們安排 30 分鐘免費流程諮詢。

不需要。自動化流程集中於解決報價、訂單、出貨單與發票之間的資料銜接與比對問題。已確認的開票資料可以直接以標準格式匯入或透過介面寫入現有會計軟件，公司核心財務架構維持不變。

以單一核心出貨及開票流程為試點，從梳理欄位規則、系統串接配置到完成實際測試，一般於 2 至 4 週內即可上線運行並看到成效。