你問項目負責人，這個項目這一期開什麼。他不在公司，WhatsApp 覆你一句：「階段二完成，連同已批的變更工程。」你的會計打開合同和會計軟件，畫面要貨號，這句話對不上貨號。會計等緊明確項目名，負責人在地盤趕緊工，結果草稿仲未有，月結名單上面一直對唔到呢筆數。
負責人留低那句話：
「階段二完成，連同已批的變更工程。」
「階段二完成，連同已批的變更工程。」
合同條款與明細：
階段二項目款項、已批變更工程，金額全部按合同已寫的數。
階段二項目款項、已批變更工程，金額全部按合同已寫的數。
那句話只指出本期開哪一段。金額一直寫在合同上。
叫負責人改填另一份表格，或者要同事將那句話抄進試算表，月結前草稿一樣對唔到出嚟。
開票與合同對接項目負責人說了本期開什麼，為何草稿仍對不到合同？
解決方法是直接讀負責人那句話，對回合同的階段和已批變更；金額只用合同上已寫好的數，負責人確認草稿後才寫入會計軟件。透過AI 自動化，日常開票流程亦可直接整合在自訂軟件開發（報價及開票）之內。整個過程沿用現有會計軟件的順續編號，現有系統毋須更換。
先導試點（POC）一般約 4 至 8 週，先由這類按工程或服務階段開票的合同文擋開始。資料可存放於香港或客戶指定地區，不會用客戶資料訓練公開模型。
01
讀那句話
讀取負責人在訊息中指出的進度，辨認對應的是哪一個階段及哪項已批變更。
02
對回合同金額
調出合同內已鎖定的對應款項，草稿直接列明開票依據，不改動合同數字。
03
確認後入帳
負責人在預覽畫面核對無誤後確認，資料自動寫入現有會計軟件並排發票號。
如果負責人說錯階段，在哪裡先看到？
負責人在草稿預覽中會清楚看到對應的合同段落與項目。在負責人確認之前，系統不會寫入會計軟件。
金額會不會跟著那句話改？
不會。那句話只用作指出本期開哪一段進度與變更工程，開票金額嚴格沿用合同上已寫好的數額。