張 quotation PDF 下晝兩點已經做妥，Sales 即刻 attach 喺電郵寄俾老闆：「呢單客要 8% 折扣，等緊今日過數出單。」老闆成日喺出面見客、同銀行開會，收件匣半日就積咗幾十封信。電話係咁響，電郵一路未開。去到第三日朝早，客喺 WhatsApp 丟低一句：「第二間尋日已經批咗價，我哋出咗單俾人喇。」Sales 呢個時候先敢打電話追，但筆生意已經無咗。
報價單文件早已備妥，進度卻停在電郵信箱等待管理層手動批核。將折扣授權規則直接寫入報價流程，審批人可透過手機即時核准，逾時則自動轉交下一位授權人，確保報價即日送達客戶手中。
點解張報價單成日停喺電郵
電郵根本唔係審批工具，只係資訊黑洞
老細每日收到嘅電郵包含供應商報價、銀行結單、內部通知。夾雜喺幾十封郵件入面嘅折扣申請，好容易被新郵件洗走。只要無特別標記，電郵就一直瞓喺度。
批核者外出開會，難以開電腦查閱與回覆
管理層日常需要出差跑業務或開長會，要求佢哋打開電腦、下載 PDF、打字回覆「Approved」，操作極度不便。業務員怕打擾主管，亦不敢頻密催促，流程只能乾等。
缺乏逾時替代路徑，負責人一忙成個流程即停
傳統電郵只有一對一傳送，當指定主管請假或整日忙碌，系統無辦法自動判斷時效，亦唔會將審批權限轉交副主管，導致急單直接錯過客戶的決策期限。
試過叫人追得勤啲，結果一樣無效
不少公司嘗試訂立催批 SOP，要求業務員發出電郵兩小時後再 WhatsApp 提醒老闆，甚至將「電郵擱置時間」列為內部監控指標。事實上，老闆外出開會依然無法即時查看長篇電郵，人工催促只會增加內部摩擦與焦慮。流程沒有自動轉移機制，單據依然會因為單一節點受阻而停滯不前。
如何將折扣審批寫入報價流程
暉訊科技透過流程自動化服務，將折扣授權機制與報價環節無縫串接，審批不再依賴收件匣的往返查閱。
預設折扣門檻與授權架構
系統根據報價單利潤率與折扣幅度自動分類。常規折扣由系統即時放行，超出標準的個案則自動發送審批請求予對應權限的主管。
手機介面一鍵核准
審批通知直接發送至主管手機，畫面清晰列明客戶名稱、原價、擬批折扣及毛利影響，主管點擊確認即可完成批核，無需下載附件。
設定時效自動轉交下一授權人
系統設定指定回應時限。若負責主管在預設時間內未有處理，審批請求會自動升級並轉交下一級備位主管，確保流程持續推進。
開始導入自動審批的三個步驟
準備授權矩陣清單
整理現行業務折扣標準，界定不同折扣百分比或訂單金額所需的審批人員，以及對應的替代核准人選。
進行 30 分鐘線上諮詢
與我們的技術顧問進行 30 分鐘免費諮詢，檢視現有報價文件生成方式與審批路徑，評估整合方案。
推行試點（POC）並於 2 至 4 週內落地
以試點（POC）形式優先落實折扣審批環節，無需更換現有會計軟件，在兩至四星期內建立穩定的自動審批流程。
常見問題
如果主管身處海外或無法連線，系統會如何應對？
系統設有逾時升級機制。若首位審批人在預設時限（例如 4 小時）內未作出核准，系統會自動將該筆報價請求轉發予備位授權人，避免業務進度因個別人員離線而停頓。
導入折扣自動審批，是否需要更換現有的會計或 ERP 系統？
不需要。自動審批工作流可以作為現有系統的前置或延伸模組，專注處理報價審核與授權邏輯，完成後再將確認數據拋轉回原有會計或管理系統，保留既有作業習慣。