只有 Workflow 不夠！為什麼 90% 的「自動化軟件」最終變成了公司的技術債？
只有 Workflow 不夠！為什麼 90% 的「自動化軟件」最終變成了公司的技術債？
在數碼轉型浪潮下，每一間香港中小企業（SME）的老闆和經理，無不將「自動化」掛在嘴邊。目標非常清晰：減少人手錯誤、節省營運時間、將團隊從重複的瑣碎工作中解放出來，專注於更有價值的事情。於是，市面上五花八門的「No-Code」或「Low-Code」自動化工具，例如 Zapier、Make 等，便成為了許多公司的「速食解藥」。
這些工具承諾，只需幾個簡單的點擊，就能將你日常使用的 App（例如 Gmail、Google Sheets、Slack）串連起來，建立一個「自動化工作流程」（Workflow）。起初，效果確實立竿見影：收到新訂單電郵，系統會自動在試算表中新增一列；客戶填寫了網站表格，團隊會即時在通訊軟件收到通知。大家彷彿進入了效率新紀元，一切看似美好。
然而，這個「蜜月期」通常很短暫。根據我們的經驗和行業觀察，高達九成的公司在擁抱這類簡單 Workflow 工具一兩年後，不但沒有持續享受到效率紅利，反而陷入了一個更深的泥潭——技術債（Technical Debt）。當初看似聰明的捷徑，最終變成了一盤錯綜複雜、無人能懂、隨時會「引爆」的計時炸彈。
這篇文章將為你深入剖析，為什麼單靠 Workflow 絕對不夠，以及它如何一步步演變成拖垮公司營運的技術債。如果你正在考慮AI 快速開發解決方案，理解這些陷阱至關重要。
第一步的迷思：Workflow Automation vs. 真正嘅業務流程自動化 (BPA)
要理解問題的根源，我們必須先分清兩種截然不同的「自動化」概念：
1. 工作流程自動化 (Workflow Automation)：
這好比用「膠紙和索帶」去解決問題。它的核心邏輯是「If This, Then That」（如果發生 A，就執行 B）。例如，如果收到 Gmail，就複製內容到 Airtable。這種方式的優點是簡單、快捷、門檻低，幾乎任何人都可以「手板眼見功夫」地完成設定。它專注於連接兩個獨立的點，解決單一、線性的任務。
2. 業務流程自動化 (Business Process Automation, BPA)：
這相當於聘請專業的工程師和建築師，去規劃和建造一條真正的「高速公路」。BPA 的目標不是單純連接 A 點和 B 點，而是重新審視並優化整個業務流程，然後利用技術將其系統化、規模化。它考慮的不只是觸發和行動，更包括數據驗證、錯誤處理、權限管理、數據庫結構、使用者介面（UI）、以及未來的擴展性。這是一個全面的系統工程，而非單純的「點對點」連接。
香港大部分中小企因為資源有限、追求即時見效，往往選擇了前者。他們以為自己正在「搞自動化」，但實際上只是在用數碼膠紙，將一個個本身可能存在問題的流程勉強黏合在一起。而這，正是技術債的開端。
盤點 Workflow 如何逐步累積成你的「技術債」
「技術債」是一個來自軟件開發領域的術語，意思是為了追求短期速度而採用了有限或權宜的解決方案，導致未來需要付出更多時間和成本去修正和重構。以下是簡單 Workflow 工具如何為你的公司埋下這些「債務」：
1. 脆弱的「斷點」：極度缺乏穩定性與可擴展性
Workflow 的串連就像一條鐵鏈，而它的強度取決於最弱的一環。只要其中一個 App 的開發者更新了 API、更改了收費模式，甚至你公司有同事不小心改動了 Google Sheet 的一個欄位名稱，整條自動化鏈就會在沒有任何預警的情況下瞬間斷裂。
真實案例：
一間本地電商公司利用 Workflow 將 Shopify 訂單自動同步到 Google Sheets，再由會計同事手動處理。在一次「雙十一」促銷活動中，訂單量由平日的幾十張暴增至過千張。結果，Workflow 工具的 API 呼叫次數超出上限，系統嚴重延遲甚至停擺，大量訂單無法及時處理，導致客戶投訴、發貨混亂，公司聲譽和生意額雙重受損。這就是典型缺乏可擴展性（Scalability）的後果。
2. 「數據孤島」與不一致：報告的噩夢
簡單的 Workflow 通常只是單向地「複製和貼上」數據，它無法確保數據在多個系統之間保持同步和一致。當數據在 A 系統更新後，B 系統的舊數據並不會自動變更，久而久之，公司內部就會出現多個版本的「事實」，沒有人知道哪個數據才是最準確的。
例如，銷售團隊在 CRM 更新了客戶聯絡方式，但財務系統的舊資料卻絲毫未動。當財務部根據舊資料寄出賬單時，便會造成延誤和客戶不滿。想做一份準確的銷售報告？你可能需要人手核對來自三、四個不同試算表的數據，自動化的初衷蕩然無存。
3. 欠缺透明度：成為無法管理的「黑盒」
當你只有兩三個 Workflow 時，管理起來尚算容易。但隨着業務發展，公司可能會建立起幾十甚至上百個跨越不同部門的 Workflow。這些 Workflow 互相交織、互相觸發，形成一個極其複雜的網絡。
問題是，這些工具的管理介面通常非常簡陋，缺乏足夠的監控和日誌（Logging）功能。當某個流程出錯時，你很難追查問題的根源在哪個環節。整個自動化系統變成了一個「黑盒」，運行時看似正常，一旦出事就束手無策。了解更多關於AI 如何自動化數據更新的穩健方案。
4. 「鎖匙人」風險：同事一走，全盤崩潰
在中小企中，這些 Workflow 往往是由某一位對科技較有熱誠的同事（「鎖匙人」）一手包辦。他可能是唯一完全理解這個複雜網絡如何運作的人。
這帶來了巨大的營運風險：如果這位同事離職，誰來接手？ 沒有文件記錄、沒有系統化的知識傳承，留下來的只是一堆無人能懂的「數碼遺產」。新同事不敢亂動，怕一碰就壞；老闆想優化流程，卻發現無從入手。最終，公司被自己創造的自動化系統「綁架」，進退兩難。這種「手尾長」的困局，是中小企最沉重的技術債之一。
5. 安全與合規漏洞：不能忽視的隱形炸彈
為了方便，員工可能會在不同的第三方 Workflow 平台上授權登入公司的核心系統，例如電郵、雲端儲存、甚至客戶數據庫。你有沒有仔細想過：這些敏感數據在傳輸過程中是否足夠安全？這些平台是否符合香港的《個人資料（私隱）條例》（PDPO）要求？一旦其中一個平台被黑客入侵，後果不堪設想。閱讀我們的指南：AI 法規與數據私隱對香港中小企的影響。
超越 Workflow：建立可持續自動化的正確思維
看到這裡，你可能會問：「難道我們就完全不能用這些工具嗎？」答案並非如此。Workflow 工具是很好的概念驗證（Proof of Concept）工具，可以幫助你快速測試一個自動化想法。但若要將其作為公司長遠營運的核心，就必須採用更專業、更具戰略性的方法。
- 先流程，後技術 (Process First, Technology Second)：
自動化一個混亂的流程，只會得到一個「自動化的混亂」。在引入任何技術之前，請先與你的團隊坐下來，徹底審視、簡化和優化現有的業務流程。Frasertec 的顧問團隊可以協助你梳理這些流程，找出真正的瓶頸所在。
- 建立「單一事實來源」(Single Source of Truth)：
一個穩健的系統，必須圍繞一個中央數據庫或核心系統來設計，確保所有數據的準確性和一致性。無論是客戶關係管理系統（CRM）、企業資源規劃系統（ERP）還是定制開發的數據庫，它應成為你所有業務數據的唯一、可信賴的來源。
- 考慮長遠擴展與維護 (Think Long-term & Maintainability)：
在選擇解決方案時，不要只「睇餸食飯」。要問自己：兩年後，當我的生意額增長十倍時，這個系統還能應付嗎？系統是否有清晰的文檔和日誌？是否容易交接給新同事？一個好的系統應該像一部優質的機器，有清晰的說明書和保養計劃。
Frasertec 如何助你擺脫技術債，建立真正嘅資產
簡單的 Workflow 就像是租用臨時工具，而 Frasertec (暉訊科技) 則是為你度身訂造專屬的、堅固耐用的「機器」。我們理解中小企對成本和效率的雙重需求，因此我們提供的不是單一的軟件產品，而是一套完整的解決方案：
- ✓ 業務流程顧問服務： 我們首先會深入了解你的業務痛點，幫你重新設計和優化流程，確保自動化能發揮最大價值。
- ✓ 定制化系統開發： 我們為你開發穩定、安全且可擴展的業務系統（如 CRM、ERP、內部營運平台），將你的核心流程系統化，徹底擺脫對零散工具的依賴。
- ✓ 專業系統整合： 我們以穩健可靠的方式，將你現有的各類軟件（會計、庫存、網站等）無縫連接到核心系統，建立一個高效協同的數碼生態。
- ✓ 長遠技術支援與維護： 我們提供持續的支援和維護，確保你的系統能與時並進，讓你再無「鎖匙人」的後顧之憂。
自動化的初衷是為公司創造資產，而不是累積負債。如果你發現公司的自動化嘗試正逐漸失控，或者你正準備踏上自動化之路，卻不知從何入手，請不要再猶豫。一個短期的「方便」，可能換來長期的痛苦。
是時候做出正確的選擇，建立一個真正能為你公司增值的自動化基石。
